Essere un imprenditore significa avere mille idee, affrontare sfide quotidiane e destreggiarsi tra innumerevoli responsabilità. Tuttavia, nessuna visione, per quanto ambiziosa, può trasformarsi in realtà senza una solida organizzazione. L’organizzazione non è solo una questione di metodo, di tenere in ordine scrivanie o agende, ma di avere una visione chiara, un piano d’azione ben definito e la capacità di gestire in modo efficace ogni risorsa. L’organizzazione è il segreto e il pilastro su cui si costruisce il successo di ogni impresa.
Scopriamo quali sono i vantaggi dell’organizzazione e cosa accade invece quando un imprenditore non organizza il suo tempo e la sua azienda.
- Tempo: la risorsa più preziosa
Un imprenditore ha giornate fitte di impegni e decisioni da prendere. Senza un’adeguata pianificazione, il rischio è di sprecare tempo in attività di scarsa priorità o gestire le urgenze a discapito di ciò che conta davvero.
Crea una lista di priorità, utilizzare strumenti di gestione del tempo e definire obiettivi a breve e lungo termine permette di massimizzare ogni ora della giornata.
- Obiettivi chiari e raggiungibili
Un imprenditore organizzato sa dove vuole arrivare e come farlo. Suddividere i grandi obiettivi in passi concreti e pianificare ogni fase è essenziale per monitorare i progressi e mantenere la motivazione alta. L’organizzazione consente anche di anticipare problemi e prepararsi per affrontarli.
- Gestione delle risorse
Un’azienda non può prosperare senza una corretta gestione delle risorse umane, economiche e materiali. L’organizzazione aiuta a ottimizzare i processi, ridurre gli sprechi e assicurarsi che ogni risorsa sia utilizzata nel modo più efficace possibile. Questo vale anche per il team: un imprenditore ben organizzato sa assegnare i compiti giusti alle persone giuste, favorendo produttività e soddisfazione sul lavoro.
Organizzare, in quanto leader o responsabile, significa anche costruire una struttura che ci renda più efficaci personalmente e ci permetta di proseguire più agevolmente verso i nostri obiettivi.
Non vuol dire unicamente limitarsi a ripartire meglio il lavoro tra gli individui presenti, ma implica il concetto di COSTRUIRE QUALCOSA CHE CI RENDA PIU’ FORTI, costruire una struttura che ci permetta di fare grandi progressi.
Chiunque sia responsabile di altre persone deve essere in grado di organizzare funzioni e lavoro. Se non è in grado di farlo, il manager otterrà poca produzione e sarà sovraccarico di lavoro mentre il resto del gruppo consisterà in personale poco utilizzato o sprecato.
- Adattarsi ai cambiamenti
Il mercato è in continua evoluzione, e un imprenditore deve saper rispondere con rapidità e flessibilità. Avere una struttura organizzativa solida consente di rivedere strategie e adattarsi rapidamente senza perdere di vista gli obiettivi principali.
- Riduzione dello stress
Il caos genera stress, e uno stato di tensione prolungato può portare a errori e decisioni impulsive. Un approccio organizzato permette di avere il controllo della situazione, riducendo l’ansia e favorendo la concentrazione su ciò che davvero conta.
Da imprenditore e manager, se non organizzi bene il gruppo, le persone che lo compongono avranno sempre il morale sotto i tacchi.
Un manager dipende interamente dalla volontà di coloro che lavorano per lui. Il suo unico capitale, ogni mattina quando va sul suo posto di lavoro, è la voglia di fare delle persone che deve gestire.
Se organizzate qualcosa bene e in modo efficiente, otterrete un buon morale. Otterrete anche un miglioramento delle condizioni economiche di tutti.
Quando organizziamo qualcosa, siamo coinvolti in una delle seguenti attività:
- Stiamo predisponendo le nostre cose ed attività personali così da essere più efficaci ed avere meno dispersioni a livello individuale
- Stiamo facendo tutti quanti i preparativi per un evento, un viaggio o una festa
- Stiamo facendo sì che un problema che ci si è presentato non ci si ripresenti più (o formando meglio qualcuno che avrebbe dovuto risolverlo o scrivendo una procedura o un mansionario più dettagliato che impedisca allo stesso problema di ripetersi)
- Stiamo dividendo il lavoro meglio e in modo più chiaro tra le varie parti di un’azienda e assicurandoci che siano coordinate tra loro (cioè vadano tutte nella stessa direzione).
- Stiamo aggiungendo delle funzioni importanti alla nostra struttura che prima non esistevano e che ci permetteranno di fare dei grandi balzi in avanti.
Tutte le attività di organizzazione portano un beneficio, ma tra tutte, l’ultima elencata (aggiungere delle funzioni importanti alla nostra struttura che prima non esistevano) spesso trascurata, è quella che ti porta alla vera espansione.
La ragione principale per cui non si organizza è semplicemente che non si comprende che cosa significa organizzare.
L’organizzazione di qualcosa non è molto difficile: si fa una valutazione di tutte le cose che bisogna fare, si suddividono i tipi di attività in singole funzioni, le si assegna alle persone, ci si assicura che queste facciano sapere a tutti quelli con i quali dovrebbero interagire che loro sono incaricate dell’attività tal dei tali e poi si fa sì che si mettano all’opera mentre vengono formate.
La disorganizzazione, qualunque ne sia la causa, impedisce alle persone di svolgere le funzioni ed
ottenere i risultati che desidera. Quando si priva la gente di queste cose, si avrà un morale orribile.
Un piccolo gruppo organizzato da cima a fondo può conquistare milioni di persone disorganizzate. E avere un morale eccellente mentre lo fa!
Saper organizzare rappresenta la differenza tra l’essere sopraffatti e l’essere leader.
Conosci a differenza URGENZA e IMPORTANZA?
Per poter scegliere come gestire le attività bisogna ragionare su due dimensioni: urgenza e importanza.
Le attività urgenti sono quelle che richiedono attenzione o azione immediata. Le attività importanti sono invece quelle in grado di dare i veri risultati e fare la differenza per la tua azienda.
Una delle sfide del time management è quella di pianificare e gestire le attività in modo da limitare le attività urgenti e incrementare il tempo investito nelle attività importanti.
La matrice di Eisenhower permette di comprendere e gestire meglio il nostro tempo. Si tratta di una griglia con quattro quadranti che descrivono le varie possibilità di classificare le attività in base a urgenza e priorità e forniscono anche delle indicazioni su cosa fare in base al tipo di compito.
I QUADRANTE
È il quadrante delle attività importanti e urgenti, quelle che vanno svolte per prime.
II QUADRANTE
È il quadrante è delle attività importanti ma non urgenti. Queste sono le attività che permettono di raggiungere i propri obiettivi: pianificare e gestire progetti, fare formazione e coltivare relazioni di lavoro.
III QUADRANTE
È il “quadrante dell’inganno”. Qui troviamo tutte le attività non importanti ma urgenti. Contiene le attività che non servono per il tuo lavoro ma ti danno la percezione di essere produttivo.
IV QUADRANTE
È il quadrante è delle attività non importanti e non urgenti. Il tempo dedicato per attività di questo quadrante è semplicemente tempo sprecato.
Le persone che vivono nel III e IV quadrante sono estremamente inefficaci sul lavoro. Prova ad esercitarti, prendi carta e penna e identifica le tue attività nella matrice!
Grazie al modulo TIME MANAGENT del corso Leadership base che teniamo tutti mesi, acquisirai tutti gli strumenti base e i metodi per imparare a gestire meglio il tuo tempo, imparerai a definire le tue priorità e migliorare le tue capacità di auto-organizzazione.
